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Finanzberater sind gefragter denn je! Foto: Pascal Höfig
Symbolbild Arbeiten. Foto: Pascal Höfig

Dienstplan-Erstellung – Das darf nicht fehlen

Für Unternehmen, die ihre Einsatzbedarfe mit den vorhandenen Kapazitäten an Personal abdecken müssen, ist ein Dienstplan unabdingbar. Dabei ist der Plan ein alteingesessenes Werkzeug im Personalmanagement. Je nach Umfang enthält er Arbeitszeiten und weitere wichtige Informationen wie Urlaubstage. Das sollte ein Dienstplan mindestens enthalten und so einfach kann man ihn erstellen.

Die Herausforderung: Abgleich der vorhandenen Daten

Je größer ein Unternehmen ist, desto schwieriger wird es Dienstpläne zu erstellen. Je mehr Abteilungen und Angestellte man hat, desto mehr Daten muss man sammeln, anhand derer man entscheiden kann, wer wann wo am besten zum Einsatz kommt. Viele Arbeitgeber greifen dafür auf Excel-Tabellen zurück. Die Datenblätter können etliche Informationen zusammentragen und mithilfe von komplizierten Formeln selbstständig berechnen.

Einfacher ist es, sich direkt ein Tool zu suchen, das gezielt für die Erstellung von Dienstplänen entwickelt wurde. Die Dienstplansoftware „Papershift“ hat sich ganz auf Personalmanagement-Methoden wie Zeiterfassung und Dienstplan-Erstellung spezialisiert. Das Programm führt deshalb intuitiv durch alle wichtigen Inhalte und lässt sich genau nach den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens ausrichten.

Symbolfoto Internet. Foto: Pascal Höfig

Verschiedene Software kann die Erstellung eines Dienstplanes erleichtern. Foto: Pascal Höfig

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Ergänzt wird die Software mit kostenloser Dienstplan-App. Mit ihr können die Angestellten eigenhändig auf das System zugreifen und ihre Verfügbarkeiten eintragen. So kann man sich Arbeit ersparen, indem sich Arbeitnehmer selbstständig auf freie Schichten bewerben oder sich eigenhändig in die Schichten eintragen, die sie wahrnehmen wollen.

Das schlägt gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Die Mitarbeiter erhalten ihre Wunschtermine und können ihr Privatleben so besser planen. Als Arbeitgeber erhält man dafür eine Übersicht über Verfügbarkeiten und können auch bei Ausfällen auf Arbeiter zurückgreifen, die für den kurzfristigen Einsatz bereit sind.

Wichtige Inhalte eines Dienstplans

Was in einem Dienstplan zu stehen hat, hängt von den Vorlieben und Bedürfnissen eines Unternehmens ab. Mindestens enthalten sollte er in Tabellenform:

  • Vor- und Nachname des Mitarbeiters
  • Der besetzte Arbeitsbereich
  • Tag und Zeiten der betreffenden Schicht
  • Datum und Unterschrift des Verantwortlichen

Zusätzliche Angaben

Bei Dienstplan-Software wie Papershift ist es besonders praktisch, dass man unter verschiedenen Ansichten unterscheiden kann, und sich nur das anzeigen lässt, was auch von Bedeutung ist. So kann man den Dienstplan mit weiteren, wertvollen Angaben füllen, ohne, dass etwas von der Übersichtlichkeit verloren geht.

Zusätzliche Informationen, die hilfreich sein können, sind:

  • Die Qualifikationen des Mitarbeiters
  • Die zu erledigende Arbeit
  • Ob es eine Schicht ist und wie sie abgelöst wird
  • Sollarbeitszeiten
  • Fehlstunden
  • Überstunden
  • Feiertage
  • Urlaubsplanung

Auch eine Änderung an dem Dienstplan muss klar als solche erkennbar sein.

Wer einmal einen Dienstplan anhand der spezifischen Arbeitsbereiche und Bedarfe des Unternehmens festgelegt hat, kann diesen häufig immer wieder als Vorlage nutzen. Vorsicht dabei! Manche Unternehmen haben nicht immer wöchentlich die gleichen Ansprüche an die Mitarbeiter und die Arbeit, die geleistet werden muss. Ein zu statischer Dienstplan kann zu Über- oder Unterbesetzung und Überarbeitung führen. Wer wirklich ökonomisch planen will, sollte jede Woche aufs Neue die kommenden Bedarfe überprüfen und Einteilungen anpassen.

Rechtliche Pflichten

Rechtlich gesehen kann der Dienstplan für das Arbeitsrecht relevant sein. Er ist eine Wiedergabe des Weisungsrechts eines Arbeitgebers. Mit diesem kann er seinen Mitarbeitern im Rahmen der Vertragsbestimmungen vorgeben, wann sie zu arbeiten haben.

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Dabei muss er sich an die Regelungen des Arbeitszeitrechts halten. Dieses gibt uns die maximale Arbeitszeit vor, die wir als Arbeitnehmer in einem Monat leisten dürfen. Genauso regelt es die minimale Länge von Pausen während eines Arbeitstages und Ruhezeiten zwischen zwei Schichten.

Damit ist der Dienstplan auch ein Werkzeug, das uns dabei hilft, unsere tatsächlich geleistete Arbeit mit der geplanten Arbeit abzugleichen. In der Kombination mit der Zeiterfassung ist er ein wichtiges Hilfsmittel, um gegen Ausbeutung von Arbeitskräften vorzugehen.

Fazit

Die Dienstplanung erleichtert uns als Arbeitnehmer die Planung von notwendigen Belegungen und den vorhandenen Kapazitäten, die wir dazu zur Verfügung haben. Sie hilft auch den Mitarbeitern dabei, ihren privaten Alltag langfristig zu planen und mit den Menschen in ihrem Umfeld abzugleichen. Wie genau der Dienstplan aufgebaut ist, hängt von den Vorlieben des Unternehmens ab. Wichtig ist aber, dass ohne Frage erkennbar ist, wer zu welchen Zeiten zu welchem Zweck eingesetzt wird.

Hinweis: Bei diesem Artikel handelt es sich um einen Gastbeitrag.
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